Algemene voorwaarden
De klant en OTF gaan een overeenkomst aan waarbij de klant OTF aanstelt voor de organisatie en coördinatie van het evenement. De klant doet daarvoor beroep op de expertise en knowhow van OTF.
OTF zal het evenement kwalitatief uitvoeren en de nodige engagementen nemen ten opzichte van partners en leveranciers. De klant zal aanpassingen ten gepaste tijde doorgeven aan OTF, rekening houdend met de deadlines en eventuele annuleringskosten.
Deze algemene voorwaarden beheersen deze overeenkomst, tenzij hiervan uitdrukkelijk en schriftelijk wordt afgeweken. De toepasselijkheid van eventuele algemene voorwaarden van de klant is uitdrukkelijk uitgesloten.
Artikel 1: Plichten OTF
OTF verbindt er zich toe alle beschikbare middelen aan te wenden voor een goede en kwalitatieve uitvoering van deze overeenkomst.
OTF zal naar eigen inzicht haar tijd en zorgen besteden aan de coördinatie en uitvoering van haar taken, een en ander buiten elk dienstverband en in volledige zelfstandigheid.
OTF garandeert dat het evenement volgens de bestaande veiligheidsvoorschriften en normen wordt georganiseerd. Waar nodig zal OTF de constructies, elektrische installaties, gebruiksmateriaal door erkende instanties laten keuren.
OTF zal zich bij de uitvoering van de overeenkomst ten voordele van de klant zo flexibel mogelijk opstellen en zal bij eventuele overmacht desgevallend en in de mate van het mogelijke alternatieven voorstellen voor de organisatie van een event en onderhandelen met alle betrokken partijen.
OTF zal afhankelijk van de op haar genomen haar verbintenis(sen) alle noodzakelijke en gevraagde bekwame werkkrachten, materiaal e.d. hiertoe ter beschikking stellen van de klant.
Artikel 2: Verzekeringen
OTF heeft een verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid afgesloten voor eventuele schade ten gevolge van een ongeval of calamiteit waarvoor OTF of haar zaakvoerders en personeelsleden – zelfs occasionele medewerkers – de aansprakelijkheid dragen.
De verzekerde bedragen zijn:
Letselschade en zaakschade vermengd per schadegeval: 5.000.000,00 € per schadegeval
Onstoffelijke gevolgschade: 2.500.000,00 € per schadegeval
Zuiver stoffelijke schade: 250.000,00 € per schadegeval
Zaakschade en onstoffelijke schade veroorzaakt door brand, vuur, ontploffing, rook en water: 2.500.000,00 € per schadegeval
Zaakschade en onstoffelijke schade veroorzaakt door milieuaantasting en burenhinder: 2.500.000,00 € per schadegeval
Zaakschade en onstoffelijke schade veroorzaakt aan goederen waarvan verzekerden huurder, gebruiker, bewaarnemer of houder zijn: 75.000,00 € per schadegeval
Zaakschade en onstoffelijke schade veroorzaakt aan goederen waarvan verzekerden huurder, gebruiker, bewaarnemer of houder zijn: 150.000,00 € per verzekeringsjaar
Zaakschade en onstoffelijke schade veroorzaakt aan goederen die aan de verzekerden zijn toevertrouwd om er aan te werken en/of aan al dan niet toevertrouwde goederen die door de verzekerden als gereedschap werden gebruikt: 75.000,00 € per schadegeval
De klant is er zich terdege van bewust dat bovenstaande verzekeringen enkel de burgerlijke aansprakelijkheid van OTF maar geen andere/bijkomende risico’s dekken zoals annulering door overmacht, calamiteiten, terreurdreiging,… Indien de klant zich hiertegen wil beschermen kan – op uitdrukkelijk verzoek - een bijkomende annulerings- en calamiteitenverzekering genomen worden door de klant. Deze verzekering zal in dat geval mee in de afrekening opgenomen worden.
De klant dient na te gaan of een evenement onder de eigen verzekering valt – desgevallend dient de verzekeringsmaatschappij van de klant hierover evenwel tijdig te worden ingelicht. De klant is hiervoor verantwoordelijk.
OTF is aansprakelijk voor lichamelijke en materiële schade ontstaan tijdens of door OTF geleverde evenementen, voor zover kan worden aangetoond dat OTF een fout beging in de uitvoering hiervan én wordt bewezen dat de schade door deze fout werd veroorzaakt. Deze aansprakelijkheid van OTF is uitdrukkelijk beperkt tot de dekking ten belope van de hierboven vermelde verzekerde bedragen.
OTF is niet aansprakelijkheid voor schade aan de klant of de deelnemers van het evenement noch voor schade aan voorwerpen van de klant die niet te wijten is aan de fout van OTF, haar zaakvoerders of personeelsleden, noch voor diefstal of verlies van voorwerpen.
Artikel 3: Aantal deelnemers
OTF zal de nodige maatregelen nemen om het evenement te organiseren volgens het aantal personen waarvan sprake in de overeenkomst. De klant zal OTF op regelmatige tijdstippen een update bezorgen van het te verwachten aantal personen. Indien een gevoelige wijziging in het aantal personen ervoor zorgt dat OTF de organisatie dient aan te passen of uit te breiden, zullen eventuele kosten hiervoor aangerekend worden (extra personeel, extra huur ruimtes, hogere kostprijs catering bij minder aantal aanwezigen,…) onder voorbehoud van het recht van OTF om deze wijziging te weigeren indien deze niet realiseerbaar is.
Uiterlijk 14 dagen voor de startdatum van het evenement bezorgt de klant OTF een deelnemerslijst of definitief aantal deelnemers. Daarna mag nog 5% van het aantal deelnemers kosteloos geannuleerd of toegevoegd worden.
Artikel 4: Vergoeding/betaling OTF en betalingsvoorwaarden
OTF zal het evenement professioneel en kwalitatief uitvoeren en coördineren volgens de briefing die per evenement wordt gegeven door de klant. Het budget voor de organisatie van dit evenement, inclusief alle producten, diensten en de vergoeding voor OTF zal iedere keer aan de klant worden voorgelegd middels een offerte die ter goedkeuring wordt voorgelegd. Pas na deze goedkeuring van de offerte door de klant zal OTF engagementen aangaan met leveranciers voor het specifieke evenement (locatie, catering, techniek, meubilair,…).
OTF zal na ieder evenement een eindbudget en eindfactuur opmaken inclusief alle geleverde producten, diensten en vergoeding voor OTF. De klant engageert zich tot volledige betaling van deze facturen.
De betalingsvoorwaarden van het evenementenbudget zijn als volgt
50 % bij de ondertekening van de offerte
30% uiterlijk 14 werkdagen voor de startdatum van het evenement
20 % (of afrekening volgens detail) uiterlijk 14 werkdagen volgend op het evenement
Alle prijzen in offertes en/of bestellingen zijn exclusief BTW, tenzij anders bepaald.
In geval van niet-betaling op de vastgestelde vervaldag worden de verschuldigde bedragen van rechtswege en zonder ingebrekestelling vermeerderd met de verwijlintresten conform artikel 5 van de Wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van betalingsachterstand bij handelstransacties. Daarenboven zal de klant aan OTF een forfaitaire schadevergoeding van 15% verschuldigd zijn op het openstaande factuurbedrag, onverminderd de verwijlintresten en eventuele kosten, inclusief gerechtskosten.
In geval van niet-betaling op de vastgestelde vervaldag zal OTF de uitvoering van haar prestaties kunnen opschorten en/of afzien van de organisatie van het evenement. In dat laatste geval is de klant bovendien de annuleringskosten voorzien in artikel 5 verschuldigd.
Artikel 5: Annulering/beëindiging
De overeenkomst kan enkel gewijzigd, geannuleerd of beëindigd worden mits onderling akkoord.
De klant verbindt er zich toe om in geval van beëindiging of annulering in onderling akkoord minstens de door OTF gemaakte kosten en gepresteerde uren in het kader van de voorbereidingen van het evenement te vergoeden.
Indien de gehele of gedeeltelijke annulering door de klant eenzijdig wordt beslist, zal dit door OTF kunnen worden beschouwd als een éénzijdige verbreking van de overeenkomst lastens de klant en kan OTF de ontstane schade (waaronder ten niet-limitatieve titel de door OTF gemaakte kosten, de gepresteerde uren, de winstderving op het niet-uitgevoerde deel dewelke forfaitair geraamd wordt op 30% van de overeengekomen prijs, etc…) op de klant verhalen met een minimum van onderstaande annuleringskosten:
Bij annulering van meer dan 60 kalenderdagen voor de startdatum van het evenement en forfaitair 25 % van het geraamde budget
Bij annulering van maximaal 60 maar meer dan 30 kalenderdagen voor de startdatum van het evenement forfaitair 50 % van het totale geraamde budget
Bij annulering van minder dan 30 maar meer dan 7 kalenderdagen voor de startdatum van het evenement forfaitair 80 % van het totale geraamde budget
Bij annulering op 7 of minder kalenderdagen voor de startdatum van het evenement forfaitair 100 % van het totale geraamde budget.
Deze annuleringskost zal ook gelden indien het evenement niet kan doorgaan wegens andere redenen dan een zware fout of nalatigheid van OTF zoals bijvoorbeeld (niet limitatief): overmacht, stakingen, technische defecten, stroompanne, calamiteiten, terreurdreiging, aswolk,…
Zoals vermeld in artikel 1.4 zal OTF zich ten voordele van de klant desgevallend zo flexibel mogelijk opstellen.
Artikel 6: Overmacht
Aansprakelijkheid in geval van overmacht is uitgesloten. Onder overmacht wordt verstaan iedere omstandigheid buiten de wil van OTF die haar verhindert haar verplichtingen, zelfs tijdelijk, geheel of gedeeltelijk, uit te voeren zoals o.m. calamiteiten, terreurdreiging, natuurrampen, extreme weersomstandigheden, epidemieën, stakingen of blokkades, veiligheidsproblemen, storing energie- en elektriciteitsvoorziening, faillissement van één der leveranciers, instructies van de overheid. Gevallen van overmacht worden schriftelijk, desgevallend per electronische post, gemeld door OTF en zullen geen aanleiding geven tot schadevergoeding jegens de klant. Overmacht ontslaat de klant niet van zijn verplichting om minstens de door OTF gemaakte kosten en gepresteerde uren in het kader van de voorbereidingen van het evenement te vergoeden en verleent hem geen recht tot terugbetaling van de betaalde voorschotten.
Artikel 7: Klachten
Om geldig te zijn dient iedere klacht of weigering vanwege de klant te worden bekend gemaakt per aangetekende brief en dit binnen de vijf kalenderdagen na de prestatie van de diensten door OTF. De afwezigheid van enige klacht of betwisting volgens voorgaande bepaling brengt de onvoorwaardelijke aanvaarding van de geleverde diensten en de factuur met zich mee. Het louter indienen van een klacht ontslaat de klant niet van naleving van de contractsvoorwaarden en van zijn betalingsverplichtingen.
Artikel 8: Intellectueel eigendomsrecht
Alle creatieve en immateriële prestaties van OTF blijven de intellectuele eigendom van deze laatste en kunnen zonder diens uitdrukkelijke schriftelijke toestemming niet gebruikt worden door de klant of door derden.
Artikel 9: Publiciteit
OTF heeft het recht om gebruik te maken van de referenties van de uitgevoerde evenementen in haar publiciteit, zowel beschrijvend als visueel, zonder vergoeding.
Indien OTF in opdracht van de klant dient in te staan voor de promotie van het evenement, dan geeft de klant zijn toestemming aan OTF om de merknaam/bedrijfsnaam, logo, locatie, … op te nemen in de publiciteit.
Artikel 10: Persoonsgegevens
De door de klant verstrekte persoonsgegevens worden opgenomen in het bestand van OTF en verwerkt voor het uitvoeren van de aan OFT toevertrouwde opdrachten en het beheren van de daaruit voortvloeiende relaties. De klant geeft toestemming om de aan OTF overgemaakte gegevens te gebruiken. Deze gegevens worden bewaard gedurende de tijd die nodig is voor de uitvoering van de opdracht. De persoonsgegevens kunnen mits uitdrukkelijke toestemming van de klant overgemaakt worden aan derden (zakelijke partners, dochterondernemingen) en gebruikt worden voor marketing- en communicatiedoeleinden.
De klant kan steeds om inzage in, verbetering, wissing of overdracht van zijn gegevens vragen en zich verzetten tegen gebruik van de gegevens voor marketing- en communicatiedoeleinden.
Artikel 11: Vergunningen
Indien voor een door de klant gekozen evenement vergunningen vereist zijn en OTF belast wordt met de aanvraag van deze vergunningen, worden de kosten verbonden aan deze vergunning (kosten, taksen, …) doorgefactureerd aan de klant. OTF is niet aansprakelijk indien de vergunning niet of slechts gedeeltelijk wordt verleend. Het niet verlenen van de vergunning maakt geen overmacht uit en ontslaat de klant niet van zijn betalingsverplichtingen.
Artikel 12: Nietigheid
De eventuele nietigheid van een clausule leidt niet tot de nietigheid van de andere clausules van deze algemene voorwaarden. Partijen verbinden zich er toe de nietige clausule te vervangen door een geldige clausule dewelke zoveel mogelijk de bedoeling van de nietige clausule benadert.
Artikel 13: Toepasselijk recht en bevoegdheidsbeding
Huidige overeenkomst wordt beheerst door het Belgisch Recht. De Nederlandstalige versie van deze tekst is bindend en primeert boven elke vertaling. Betwistingen m.b.t. deze overeenkomst worden gevoerd in het Nederlands en zullen worden voorgelegd aan de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Mechelen.